Seguro que cada vez estás más familiarizado con las siglas RGPD. Una normativa que hemos abordado ya en varias ocasiones por la importancia del cumplimiento en la protección de los datos personales dentro de una empresa. Hoy queremos hablar sobre la seguridad a la hora de imprimir los documentos dentro del lugar del trabajo. 

¿Eres tú la persona encargada de la manipulación de los datos y de la impresión de los mismos? ¿Te has preguntado si estas haciendo un uso correcto y seguro de la impresora según el reglamento? Si es así, nos dirigimos a ti para aconsejarte sobre cómo evitar posibles riesgos en torno a la impresión de los documentos que se manejan en tu oficina.  Todo lo que necesitas saber sobre impresión de documentos y RGPD. 

Cómo cumplir el RGPD en los sistemas de impresión

Las empresas están cada vez más preocupadas por la seguridad de los datos personales que pasan por sus manos. Y esto se traduce también en la seguridad de las impresoras que hay dentro de los departamentos.

Los documentos que salen de la impresora, ya sean nóminas, contratos, registros médicos, información financiera, etiquetas de correo directo o cualquier otra información personal, pueden llegar a manos equivocadas y hacer un mal uso de esa información confidencial.

La impresora. Mucho más que una máquina de imprimir

Por eso la persona responsable de la manipulación de los datos dentro de la empresa debe vigilar que la impresión de los documentos se lleve a cabo según el reglamento del RGPD hoy vigente. Pero ¿cómo saber si tu impresora cumple esta normativa?

  • Coloca tu impresora en un lugar seguro. Donde estará controlada por la persona responsable y no puedan acceder el personal ajeno.
  • Restricción de las funciones de impresión. Trata de limitar los permisos de impresión y registrar las impresiones realizadas con un software especializado. Así evitarás riesgos.
  • Encriptación de la información. Es fundamental que la información que va desde el ordenador a la impresora vaya encriptada, para que nadie externo pueda interceptarla.
  • Atención también con los dispositivos móviles. Estos consejos se extienden también a los teléfonos móviles. No es raro que se envíen a imprimir documentos desde nuestro smartphone; por tanto, debes asegurarte que la información que contienen esos documentos no va a ser interceptada. Hay que tener mucha precaución porque nos pueden hackear el móvil, podemos perderlo o que nos lo roben.
  • Utiliza un código PIN. Para una correcta y segura impresión, usa un PIN en el controlador de impresión con el fin de que solo pueda imprimir papeles la persona autorizada.
  • Modifica la contraseña de la impresora. Las impresoras vienen con una contraseña predeterminada. Cuando la configures, cámbiala y que sea única para ese equipo.
  • Acceso seguro a los equipos MFP o impresoras multifunción. Esto incluye impresora, escáner, fotocopiadora, fax, disco duro o lector de tarjeta de memoria.
  • Acceso igualmente seguro a los discos duros y redes cifradas.
  • Uso restringido de los equipos compartidos. No se debería compartir impresora entre departamentos con distintas funciones, que se traduce en un diferente tratamiento de datos. Así te aseguras de que los datos confidenciales no sean interceptados fácilmente
  • Destruye los papeles con información confidencial una vez que lo hayas usado.
  • Cuidado con los papeles que se quedan abandonados en la impresora. Asegúrate de que esos papeles no contienen información confidencial, si no, deberás retirarlos inmediatamente de la impresora y llevarlos a un lugar seguro o entregarlos al delegado de protección de datos de la empresa.
  • Revisa de vez en cuando el plan de cumplimiento RGPD. Rectifica lo que no se esté realizando de forma adecuada y haz mejoras en seguridad, si fuera necesario.

Por último, debes saber que si tu empresa no cumple con la normativa vigente y se produce algún tipo de fuga de información confidencial desde la impresión de algún documento, se puede enfrentar a importantes sanciones por ello. 

En AKELA somos expertos en ayudar a las empresas a adaptarse al RGPD. ¿Tienes alguna duda sobre impresión de documentos y RGPD? Contacta con nosotros a través de nuestro formulario de contacto y te atenderemos enseguida. 

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