Debido a la crisis sanitaria, muchas organizaciones han optado por pasar las reuniones presenciales a videoconferencias a través de distintas plataformas. Lo cierto es que pocas empresas saben que también se debe cumplir con el RGPD en estas herramientas de videoconferencias. Por eso, queremos explicarte cómo adaptar todos los requisitos establecidos en el RGPD a esta forma alternativa de comunicación.
La ciberseguridad, aspecto fundamental en las videoconferencias
Las videoconferencias se han convertido en una alternativa que nos libera de la necesidad de utilizar mascarillas, desplazarnos o juntar a varias personas en una misma sala en un momento tan complicado. A pesar de que las herramientas de videoconferencias están preparadas para afrontar esta nueva etapa y orden mundial, es muy importante que todos los trabajadores puedan teletrabajar y cumplir con sus funciones en base a las garantías del RGPD para adaptar la ciberseguridad.
Existen una serie de riesgos a la hora de utilizar herramientas de videoconferencias, especialmente en lo que se refiere a la confidencialidad de las conversaciones o la información que se trata en ellas. Al estar conectados a través de internet, siempre existen ciertas amenazas que debemos tener en cuenta. Además, a esto debemos sumarle las carencias en ciberseguridad que presentan algunas herramientas o plataformas. Por eso, es esencial contar con medidas de seguridad y prevenir cualquier posible situación que comprometa los datos de cualquiera de las partes.
Medidas de seguridad para cumplir con el RGPD en las videollamadas
Para evitar que existan fallos en cuanto a privacidad al realizar videollamadas, es conveniente tener en cuenta una serie de medidas de seguridad:
- En lo que se refiere al sistema o herramientas, lo mejor es comprobar que se tiene todos los requisitos legales y de seguridad, evitando así el acceso de terceros.
- Debe existir un cifrado de datos de extremo a extremo
- La herramienta o el software debe estar actualizado para garantizar que estos datos se encuentran al día.
- Los antivirus y cortafuegos deben estar también actualizados para garantizar la seguridad en todo momento.
- Lo mejor es configurar los accesos a las videollamadas a través de contraseñas para evitar el acceso de personal no autorizado.
¿Se puede grabar una videollamada?
En muchos casos resulta necesario grabar una videollamada, pero recomendamos hacerlo únicamente cuando resulte absolutamente imprescindible. Siempre que esa videollamada sea con un cliente, será necesario facilitarle con anterioridad la información exigida en el artículo 13 del RGPD, en el que se trata la finalidad de la grabación o el ejercicio de derechos, por ejemplo.
Además de informarle de sus derechos, también se debe recabar el consentimiento expreso del cliente para poder grabar la conversación, de forma similar a como se obtiene el permiso de uso de datos personales en formularios de contacto de acuerdo con el RGPD. Una forma de hacerlo, es mediante una casilla de verificación en pantalla.
El tratamiento de esta grabación también es algo a tener en cuenta, por lo que deberá garantizarse tanto la privacidad como la disponibilidad de esta herramienta, conservándolo sólo durante el tiempo estrictamente necesario.
Las videollamadas y el RGPD
Como decimos, todas estas medidas deben tenerse en cuenta a la hora de realizar videollamadas con clientes, pero también entre trabajadores. En cualquier caso, lo mejor es atender a los derechos de privacidad y ciberseguridad. Establecer contraseñas de entrada, realizar un registro actualizado de dichas videollamadas y, en general, establecer medidas de seguridad para garantizar el correcto tratamiento de datos, son esenciales para cumplir con el RGPD. Elegir una plataforma que permita establecer protocolos de ciberseguridad será una buena apuesta para facilitar esta protección.
Desafortunadamente, no todas las empresas conocen la necesidad de proteger los datos personales también durante las videollamadas. Por eso, desde AKELA, queremos ayudarte a mejorar estos aspectos, garantizando así la legalidad de todas tus acciones. Contacta con nosotros si tienes dudas, y te ayudaremos con cualquier proceso legal. ¡Te esperamos!
