¿Has recibido ya alguna felicitación de Navidad en tu correo? ¿Tienes una empresa o eres emprendedor y has pensado en felicitar las fiestas a tus empleados, clientes, proveedores y demás contactos de tu base de datos? Resulta primordial tener en cuenta que, si somos nosotros los que vamos a enviar estas felicitaciones navideñas por email, debemos cumplir con el RGPD en lo que se refiere a la protección de los datos personales de los usuarios que recibirán dicho correo electrónico. ¡Te contamos más!
Antes de nada, es fundamental que tengas claro que si vas a enviarle una felicitación navideña a algún familiar o amistad, no necesitarás tener en cuenta RGPD. Únicamente en el caso de ser una empresa y estar contactando con clientes o usuarios, deberás cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley de Protección de Datos. En caso de ser autónomo o profesional y mandar estas felicitaciones a tus clientes, también deberán estar reguladas por el RGPD.
Requisitos para cumplir con el RGPD en las felicitaciones navideñas.
Si, como empresa, vamos a enviar felicitaciones navideñas a los empleados y clientes (o clientes potenciales), debemos tener en cuenta una serie de requisitos fundamentales para cumplir con el RGPD en estas fechas.
1. Lo primero será documentar este tipo de comunicación en el el registro de actividades del tratamiento. Se trata de algo obligatorio para las empresas.
2. Para continuar, otro requisito indispensable será el consentimiento previo del destinatario. Por eso, en la política de privacidad deberemos incluir una cláusula que recoja también las felicitaciones de navidad (o comunicaciones de fines similares). De esta manera, el cliente estará dispuesto a recibirlas de forma activa tras leer la política y aceptarla.
3. También se debe tener una prueba de que se ha aceptado la política de privacidad, así como aportar un sistema sencillo en el que el cliente o potencial cliente pueda rechazar estas comunicaciones en el futuro. Por ejemplo, debería poder darse de baja del correo o bien ofrecerle una dirección en la que pedir que no se sigan enviando felicitaciones navideñas. Siempre puedes saber más sobre este tema visitando nuestro post sobre el derecho a la limitación del tratamiento de los datos.
4. Los datos de los clientes deben estar protegidos en cualquier momento, ya sea mediante cifrado o archivados de forma segura.
5. Si vamos a optar por enviar estas felicitaciones de forma masiva a través de correo electrónico, es posible que contratemos una plataforma para llevarlo a cabo (ejemplos: Mailchimp, Zoho, Sendinblue y similares). Pues bien, esta plataforma deberá cumplir también con la legislación y con el RGPD, ya que en caso de no cumplir con ello, los responsables de cara a cualquier problema seríamos nosotros. Aquí tienes cómo se pronuncian las principales plataformas de envío respecto al RGPD:
- Sendinblue: https://es.sendinblue.com/rgpd/
- Mailchimp: https://mailchimp.com/es/help/about-the-general-data-protection-regulation/
- Zoho: https://www.zoho.com/es-xl/crm/gdpr/
En cualquier caso, las empresas deben contar con una base jurídica o justificación para realizar este tipo de comunicaciones. En función del caso concreto, puede enmarcarse el interés legítimo. Además, si en estas felicitaciones añadimos publicidad o algún tipo de oferta, deberemos cumplir con las obligaciones establecidas en el RGPD para estos mensajes en concreto, de forma similar a como lo haríamos al cumplir con el RGPD en formularios de contacto.
¿Todavía tienes dudas sobre cómo enviar felicitaciones de navidad cumpliendo con el RGPD? En AKELA queremos ayudarte para que tu empresa esté siempre protegida, incluso durante las fechas más frenéticas del año. Desea unas felices fiestas a tus clientes con toda seguridad. Ponte en contacto con nosotros y resolveremos tus dudas. ¡Te esperamos!
